第5回 仕事の生産性を高める習慣化とは？②

社会保険労務士の内山です。

いつもありがとうございます。

今回は前回の「仕事の生産性を高める習慣化とは？①」の続きとして、時間を効果的に使い、効率的に結果を出す習慣について、次の４つをご紹介いたします。

　①午前中に重要な業務を行う習慣

　②昼食後2時間は軽めの業務を行う習慣

　③終業時間前のラストスパートを活用する習慣

　④物や情報を探す時間を減らす習慣

1つ目は「午前中に重要な業務を行う習慣」です。

人間の体は、朝起きて午前中に集中力が高まり、創造的な業務を効率的に行うのに適しています。特に「起きてから3時間」はゴールデンタイムです。

したがって、午前中にメールチェックや重要度の低い会議や打合せを行うのはもったいないです。

朝一でメールチェックが必要でも、全体をざっと見て、即返信が必要なものだけを対応し、残りは午後に持ち越すことが良いでしょう。

午前中に行う作業は前日に決めておき、開始時間になったらすぐに取り掛かかれる状態にしておくことがポイントです。そのため、事前に業務の重要度を整理することも重要です。

2つ目は「昼食後2時間は軽めの業務を行う習慣」です。

午前とは対照的に、昼食後の2時間は人のパフォーマンスは上がらず非効率な時間帯です。

人間は他の動物と同様、食後はゴロンと横になって消化作業に専念するのが本来の姿ですから、この時間帯の成果はあまり期待しない方がよいと思ってください。

この時間帯は集中力や創造性を求める業務よりも、ルーティン業務や単純作業に適しています。残りのメール返信や重要でない打ち合わせを行うと良いでしょう。

ただし、会話を伴う業務を行うことで交感神経が高まり、集中力は徐々に上がってきます。

3つ目は「終業時間前のラストスパートを活用する習慣」です。

業務終了前の集中力は想像以上に高く効果があります。サッカーのロスタイムにおける劇的なゴールや、野球の9回裏の逆転劇など「もうすぐ終わる」という状況になると、肉体的にも精神的にも疲労困憊な状況であっても、不思議と力が湧き上がり、もう一段ギアが上がり集中力が発揮することがあります。

「残業すればいい」「在宅ワークだから時間はたっぷりある」という考えは、時間を有効に使う習慣化には程遠い状況です。

仕事が終わる残り1時間で「これだけは終わらせる！」と毎日意識することで、就業時間前のラストスパートで生産性を高める新しい習慣が作れます。

4つ目は「物や情報を探す時間を減らす習慣」です。

整理整頓ができていると自然に作業効率が上がります。理由は、無意識に作業が行えることで効率的になるからです。無意識に行うには、「場所が決まっている」「その場所に物を置く」ということが基本となります。

例えば、デスク上の資料や書類がすぐに見つからないことはありませんか？「確かこの辺りに置いたはず・・・」と探す時間を生んでいませんか？。

特に資料や書類は全部を一緒にまとめてしまうと、使いたいときに欲しいものが直ぐに取り出せず、ストレスが増えますね。

習慣は常に自分のルールで成り立っています。そのルールを常に意識して、より良いものに改善する意識を持つことが大切です。

時間を効果的に使う習慣は、生産性向上に直結します。「習慣は第二の天性」とも言われますので、時間を効果的に使う社員を増やしましょう。